Ansökan om läkemedels­prövning till CTIS

Ansökningens olika sektioner

I CTIS är ansökan uppdelad i olika sektioner:

Form

• Faktureringsunderlaget: Ladda upp faktureringsunderlaget. Läkemedelsverket skickar en faktura när ansökan konstaterats valid. Om prövningen är multinationell, kontrollera om faktureringsunderlag även behöver bifogas från övriga deltagande länder.
  
  Mall för faktureringsunderlag, Läkemedelsverkets webbplats Länk till annan webbplats.
  
  
• Följebrevet: Följebrevet ska detaljera de specifika punkter som anges i CTR, annex I, B. cover letter. Det ska till exempel specificeras var referenssäkerhetsinformationen finns och om det är en låginterventionsprövning ska det beskrivas hur prövningen uppfyller kriterierna. Vid behov, be Läkemedelsverket om hjälp med SUSAR-rapportering i Eudravigilansdatabasen samt motivera och be om avgiftsreduktion/befrielse på ansökningsavgiften samt motivera. Använd gärna Kliniska Studier Sveriges mall.
  
  Mallar framtagna av Kliniska Studier Sverige
  
  
• Compliance with GDPR
  
  
• Category: Val av Category under Deferral publication dates medger möjlighet att senarelägga publiceringen av vissa dokument på den offentliga sidan ett antal år. Definitioner av kategorier:
  Category 1: Prövningar i fas I och tidig fas II
  Category 2: Prövningar i sen fas II och fas III
  Category 3: Prövningar i fas IV

MSC

• Sjukhusadresser: Deltagande sjukhusadresser hämtas från en bakomliggande databas (OMS-databas). Kontrollera att rätt adressuppgifter används.
  
  Sjukhusadresser inom Region Skåne
  
  Notera att sjukhusets adressuppgift måste finnas registrerat i OMS-databasen för prövningsställena för att dessa ska kunna hämtas, det ska finnas Organisation ID och Location ID.
  
  
• Deltagande medlemsländer (MSC) och rapporterande medlemsland (RMS): Registrera deltagande medlemsländer (MSC) och hämta information om prövningsställenas adresser från bakomliggande databaser. Föreslå rapporterande medlemsland (RMS) som kommer att ansvara för handläggningen, det vill säga Sverige.

Part I

Part I överensstämmer till stor del med tidigare ansökan till Läkemedelsverket.

• Fyll i ansökningsformuläret, obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*).
• Sponsor contact: Legal representative, det vill säga företrädare inom EU, ska bara registreras om sponsorn är lokaliserad utanför EU. För övrigt ska Scientific contact point och Public contact point anges, ofta samma person i icke-kommersiella prövningar.
• Information om diagnoser och läkemedel/substanser hämtas från bakomliggande databaser. Gör sökning och välj rätt alternativ.
• När läkemedel/substans har hämtats ska information om dosering med mera registreras. Klicka på läkemedelsraden så öppnas underliggande fält som ska fyllas i.
• Ladda upp relevanta Om prövningen är multinationell, kontrollera vad som gäller för övriga länder, se Annex II och III i EUs Questions & Answers dokument.
  
  Questions & Answers, Europeiska unionens webbplats Länk till annan webbplats.
  
  
• Prövningsprotokoll ska vara på engelska och accepteras på svenska om endast prövningsställen i Sverige medverkar.
• Dokumentet Compliance with GMP behöver laddas upp om relevant för prövningen. Notera att eventuell QP-deklaration ska vara undertecknad.
• Dokumentet IMPD kan endast laddas upp av produktägaren. Om det inte är applicerbart i prövningen ska detta anges.
• Beakta krav på personuppgiftsminimering som till exempel namn, signaturer, och kontaktuppgifter i dokument. Läs mer i Instruktion för hantering av personuppgifter i CTIS.

Part II

Part II överensstämmer till stor del med tidigare ansökan till Etikprövningsmyndigheten. Dock ska inte något motsvarande formulär fyllas i i CTIS, istället laddas ifyllda formulär upp.

• Dokument ska laddas upp per medlemsstat respektive per prövningsställe. Dessa dokument ska vara skrivna på det nationella språket.
• Suitability of the investigator, som består av:
  • CV som ska innehålla information om GCP-utbildning och/eller erfarenhet av kliniska prövningar
  • Declaration of interest – deklaration av intressekonflikter.
• Suitability of the facilities – prövningsställets lämplighet. Detta dokument ska för Prövningsställen i Region Skåne undertecknas av behörig person som till exempel verksamhetschef.
• Dokumentet Financial and other arrangements ska kortfattat beskriva hur prövningen finansieras, arvode till prövningsställe och försökspersoner samt att avtal ska slutas mellan prövningsställe och sponsor.
• Beakta krav på personuppgiftsminimering som till exempel namn, signaturer, och kontaktuppgifter i dokument. Läs mer i Instruktion för hantering av personuppgifter i CTIS.

Börja samla in dokument som CV, prövarens lämplighet och prövningsställets lämplighet från de olika prövningsställena i god tid!

Gör så här

Gå till Create, submit and withdraw a clinical trial (Module 10) under Sponsor workspace I CTIS.

Tips

Det finns fyra funktioner i övre listen till höger.

Check: Kontrollera att information eller dokument är kompletta. Rödmarkerade fält visar var komplettering krävs. För att upptäcka felet kan det vara nödvändigt att klicka på hänglåset vid varje avsnitt för att se formuläret i sin helhet.

Save: Spara registrerad data. Spara ofta eftersom detta inte sker automatiskt.

Cancel: Ta bort ansökan, kan bara göras i draft mode.

Submit: Skicka ansökan för granskning av Läkemedelsverket och Etikprövningsmyndigheten när den är komplett ifylld med alla nödvändiga dokument.

Specifikt om multi­nationella prövningar

Part I

Om prövningen är multinationell kommer dokumentationen i Part I vara densamma för alla länder med undantag av synopsis, som ska vara översatt till alla deltagande länders språk.

Part II

I Part II ska alla dokument som laddas upp för Sverige vara på svenska. Kontrollera vad som gäller för övriga länder i Annex II och III i EUs Questions & Answers-dokument.

Questions & Answers-dokument, EUs webbplats Länk till annan webbplats.

Olika nationella versioner

Om prövningen har mer än en giltig version av till exempel prövningsprotokoll eller produktresumé/IB, det vill säga att det nationellt finns olika versioner, så måste först versionerna harmoniseras och sammanföras till en version. Innan det går att göra en överföring av prövningen till CTIS måste de slutgiltiga versionerna godkännas enligt varje lands krav. Clinical Trial Facilitation Group har tagit fram en guide för detta.

Guide för multinationella kliniska prövningar med olika protokollversioner godkända i olika medlemsstater, Heads of Medicines Agencies webbplats Länk till annan webbplats.

Besked om godkänd ansökan – till­stånd

När ansökan har granskats regulatoriskt av Läkemdelsverket och Etikprövningsmyndigheten meddelas beslutet i CTIS under Notices & Alerts. Det finns tre möjliga beslut:

• Tillstånd beviljas
• Tillstånd med vissa villkor
• Avslag

Under granskningsperioden kan sponsorn få frågor - RFI (Request For Information). Mer information om det finns under rubriken Hantera och svara på RFI (request for information).

Först kontrolleras om ansökan är komplett, det vill säga valid. Eventuell komplettering ska göras inom 10 dagar. Efter valideringen startar granskningen och frågor ska besvaras inom 12 dagar. Om prövningen är multinationell kan man via översikten på sidan Evaluation se vilka länder som har godkänt ansökan.

Notera att det inte kommer aviseringar via e-post, utan all kommunikation sker via CTIS.

Uppdateringar under prövningens gång

Uppdatering av prövningens status ska göras när det är aktuellt. Notera att vissa uppdateringar är obligatoriska och de finns angivna i checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS.

Checklista: Pdf, 196 kB.Livscykel för klinisk prövning i CTIS Pdf, 196 kB.

Prövningsstart och rekryteringsstart

Uppdatering av prövningens status ska göras när prövningen startat samt när rekryterings­perioden startar (obligatoriska).

• Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsorsidan och kryssa i aktuellt land, ange därefter:
  • Start Trial, fyll i datum när rekryteringen startade, till exempel första initieringsmötet i det gällande landet.
  • Start Recruitment, fyll i datum för första inkluderade försökspersonen i det gällande landet.

SUSAR (om aktuellt)

Misstänkt oförutsedd allvarlig händelse (suspected unexpected serious adverse reaction, SUSAR) skickas inte in via CTIS utan ska anmälas via EudraVigilance-databasen (EV CTM). För detta krävs en speciell access. För icke-kommersiella Sponsorer kan Läkemedelsverket ta emot SUSAR-rapporter och rapportera dem vidare till EudraVigilance-databasen. Detta måste i så fall ha beskrivits i följebrevet till Läkemedelsverket vid ansökan.

Säkerhetsrapportering enligt förordning 536/2014, Läkemedelsverkets hemsida Länk till annan webbplats.

Övriga notifieringar (om aktuellt)

Uppdatering av prövningen ska göras löpande i det fall något av nedan inträffar.

• Serious breach (allvarlig avvikelse): en signifikant avvikelse från det godkända protokollet eller från Prövningsregelverk som sannolikt påverkar försökspersonernas säkerhet, rättigheter och/eller tillförlitlighet och robusthet av data.
• Urgent safety measure (brådskande säkerhetsåtgärd): om en oförutsedd händelse sannolikt kommer att påverka nytta/riskförhållandet allvarligt ska sponsorn och prövaren vidta lämpliga brådskande säkerhetsåtgärder för att skydda försökspersonerna.
• Unexpected event (oväntad händelse)

European Medicines Agency har tagit fram en guide för detta.

PDF: Guideline on reporting serious breaches, European Medicines Agency Länk till annan webbplats.

Efter prövningens avslut

När prövningen avslutas är det obligatoriskt att göra en uppdatering av prövningens status. Det beskrivs i checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS Pdf, 196 kB.. Träningsmaterial finns under rubriken Uppdateringar under prövningens gång högre upp på sidan.

1. Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsorsidan och kryssa i aktuellt land
2. Ange End of trial, fyll i datum för sista besöket för den sista försökspersonen i det gällande landet, eller en senare tidpunkt enligt definitionen i protokollet.

Inom ett år efter prövningens avslut ska en sammanfattning av resultat, Summary of Results, publiceras. Detta sker genom uppladdning av sammanfattningen i CTIS.

1. I Sponsors workspace, i underfliken Trial Results laddas följande rapporter upp:

• • Summary of Results; innehållet specificeras i Annex IV i CTR. Rapporten ska skrivas på engelska.
    
    Annex IV i CTR, EU-förordning nr 536/2014 Länk till annan webbplats.
    
    
  • Summary for Layperson; innehållet i Summary for Layperson beskrivs i Annex V i CTR. Denna rapport ska skrivas på det nationella språket.
    
    Annex V i CTR, EU-förordning nr 536/2014 Länk till annan webbplats.

Besvara RFI - specifik synpunkt

1. Klicka på hänglåslåsknappen och skriv in svarstext i fältet Response.
2. Klicka på Save response för att svaret ska sparas.
3. Via Add document kan dokument som beskriver svaret mer detaljerat läggas till vid behov. Notera: detta är inte en uppdatering av prövningsdokumentationen.
4. Lås upp varje sektion när frågan/RFI:n är besvarad.

Besvara RFI – uppdatering av prövningsdokument:

Om RFI:n kräver uppdatering av enskilda prövningsdokument, måste man (i tillägg till att svara på RFI:n enligt ovan) även ladda upp nya versioner av dokumenten i Part I och/eller Part II.

1. Klicka på hänglåslåsknappen för den summerande delen.
2. Klicka på Change application för att öppna ansökningsformulär och prövningsdokumentation för aktuell del av ansökan.
3. Om ett befintligt dokument behöver ändras görs det via funktionen Update vid sidan av ikonen för dokumentet. En ny version av dokumentet laddas då upp. Dokumentet behåller samma titel som tidigare, nytt versionsnummer och datum anges vid uppladdningen.
4. Om ett nytt dokument behöver läggas till görs det via Add document. Ett tidigare felaktigt dokument kan tas bort via funktionen Borttagning vid sidan av ikonen för dokumentet.
   1. Notera att vanligen ska både en version med tracked changes och en ren version av det nya dokumentet ska laddas upp.
5. Lås upp varje sektion när frågan/RFI:n är besvarad.