Ordförklaringar:
Ordförklaringar:

Överföring av pågående läkemedelsprövning till CTIS

På denna sida finns Region Skånes instruktioner för överföring av en pågående läkemedelsprövning till CTIS.

Överföring av pågående läkemedelsprövning till CTIS

Endast dokument som tidigare godkänts av Läkemedelsverket och Etikprövnings­myndigheten ska laddas upp i CTIS vid en initial överföring. Dock får senare version användas som endast innehåller icke-väsentliga ändringar.

Notera: Inga nya dokument eller väsentliga ändringar i befintliga dokument får ingå i överföringen.

Gör så här för att påbörja ansökan

  1. Logga in i Sponsor workspace i övre högra hörnet i CTIS
  2. Klicka på EU CT-numret för aktuell prövning och på [ IN ] längst ner på sidan för att påbörja ansökan.

I CTIS är ansökan uppdelad i olika sektioner:

Form

  • Ladda upp faktureringsunderlaget. Läkemedelsverket har en mall för faktureringsunderlag och även avgifter. Faktureringsunderlag för klinisk prövning, Läkemedelsverkets webbplats Länk till annan webbplats.
  • Läkemedelsverket skickar faktura när ansökan konstaterats valid. Om prövningen är multinationell, kontrollera om faktureringsunderlag även behöver bifogas från övriga deltagande länder.
  • I följebrevet ska ursprungliga tillstånd från Läkemedelsverket och Etikprövnings­myndigheten anges - EudraCT-nummer, datum och diarienummer. Om aktuellt, ansök om avgiftsbefrielse. Använd mallen för följebrev till överföringsprövning Word, 58 kB..
  • Val av Category under Deferral publication dates medger möjlighet att senarelägga publiceringen av vissa dokument på den offentliga sidan ett antal år.
    Category 1: Prövningar i fas I och tidig fas II
    Category 2: Prövningar i sen fas II och fas III
    Category 3: Prövningar i fas IV

MSC

  • Deltagande sjukhusadresser hämtas från en bakomliggande databas (OMS-databas). Kontrollera att rätt adressuppgifter används. Alla adresser finns tillgängliga på vår webbplats. Notera: sjukhusets adressuppgift måste finnas registrerat i OMS-databasen för prövningsställena för att dessa ska kunna hämtas, det ska finnas Organisation ID och Location ID.
  • Registrera deltagande medlemsländer (MSC) och hämta information om prövnings­ställenas adresser från bakomliggande databaser.
  • Föreslå rapporterande medlemsland (RMS), som kommer att ansvara för handläggningen, det vill säga Sverige.

Part I

  • Fyll i ansökningsformuläret, obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*). Använd EudraCT-ansökan som underlag, eftersom endast godkänd information får ingå vid överföringen. Ladda upp de senaste godkända och aktuella dokumenten. Notera: Alla dokument ska vara versionsdaterade i sidhuvudet/sidfoten. Versionsnummer och datum ska inte inkluderas i dokumentets namn. Head of Medicines Agency har tagit fram en guide för att döpa dokument. PDF: Guide för att döpa dokument, Heads of Medicines Agencys webbplats Länk till annan webbplats.
  • Sponsor contact: Legal representative, det vill säga företrädare inom EU, ska bara registreras om sponsorn är lokaliserad utanför EU. För övrigt ska Scientific contact point och Public contact point anges. Det är ofta samma person i icke-kommersiella prövningar.
  • Information om diagnoser och läkemedel/substanser hämtas från bakomliggande databaser. Gör sökning och välj rätt alternativ.
  • När läkemedel/substans har hämtats ska information om dosering med mera registreras. Klicka på läkemedelsraden så öppnas underliggande fält som ska fyllas i.
  • Dokumentet IMPD kan endast laddas upp av produktägaren. En icke-kommersiell sponsor kan ladda upp ett beskrivande dokument om hur detta hanterades vid prövningens initiala godkännande.

Part II

  • Ladda upp senast godkänd och aktuell Information till försöksperson och samtyckesblankett.
  • Specifikt om multinationella prövningarOm prövningen är multinationell kommer dokumentationen i Part I vara densamma för alla länder med undantag av synopsis, som ska vara översatt till alla deltagande länders språk.I Part II ska alla dokument som laddas upp för Sverige vara på svenska. Kontrollera vad som gäller för övriga länder i Annex II och III i EUs Questions & Answers-dokument. Questions & Answers-dokument, EUs webbplats Länk till annan webbplats.
  • Om prövningen har mer än en giltig version av till exempel prövningsprotokoll eller produktresumé/IB, det vill säga att det nationellt finns olika versioner, måste först versionerna harmoniseras och sammanföras till en version. De slutgiltiga versionerna ska godkännas enligt varje lands krav, innan man kan göra en överföring av prövningen till CTIS. Clinical Trial Facilitation Group har tagit fram en guide för detta.
    Guide för multinationella kliniska prövningar med olika protokollversioner godkända i olika medlemsstater, Heads of Medicines Agencies webbplats Länk till annan webbplats.
  • Notera: En prövning som har en pågående ändringsansökan under behandling kan inte överföras till CTIS förrän ändringsansökan är färdigbehandlad.

Specifikt om multinationella prövningar:

  • Om prövningen är multinationell kommer dokumentationen i Part I vara densamma för alla länder med undantag av synopsis, som ska vara översatt till alla deltagande länders språk.
  • I Part II ska alla dokument som laddas upp för Sverige vara på svenska. Kontrollera vad som gäller för övriga länder, se Annex II och III i EUs Questions & Answers dokument Länk till annan webbplats..
  • Om prövningen har mer än en giltig version av till exempel Prövningsprotokoll eller Produktresumé/IB, det vill säga att det nationellt finns olika versioner, måste först versionerna harmoniseras och sammanföras till en version. De slutgiltiga versionerna ska godkännas enligt varje lands krav, innan man kan göra en överföring av prövningen till CTIS. Mer information finns i CTFG Best Practice Guide. Länk till annan webbplats.

Notera: En prövning som har en pågående ändringsansökan under behandling kan inte överföras till CTIS förrän ändringsansökan är färdigbehandlad.

Träningsmaterial från European Medicines Agency (EMA)

Gå till Create, submit and withdraw a clinical trial (Module 10) under Sponsor workspace på EMAs webplats för Clinical Trials Information System (CTIS): online modular training programme.

Tips på funktioner
Det finns fyra funktioner i övre listen till höger.

Check: Kontrollera att information eller dokument är kompletta. Rödmarkerade fält visar var komplettering krävs. För att upptäcka felet kan det vara nödvändigt att klicka på hänglåset vid varje avsnitt för att se formuläret i sin helhet.

Save: Spara registrerad data. Spara ofta eftersom detta inte sker automatiskt.

Cancel: Ta bort ansökan, kan bara göras i draft mode.

Submit: Skicka ansökan för granskning av Läkemedelsverket och Etikprövningsmyndigheten när den är komplett ifylld med alla nödvändiga dokument.

Besked om godkänd överföring

När överföringen har granskats och godkänts av Läkemedelsverket meddelas detta under Notices & Alerts i CTIS. Notera att det inte kommer aviseringar via mejl, utan all kommunikation sker via CTIS. Det sker ingen utvärdering av den överförda prövningen i detta skede, då alla dokument redan är godkända inom varje land.

När tillstånd för överföringen erhållits, regleras prövningen enligt EUs kliniska prövningsförordning CTR. Det innebär att man till exempel ska följa CTRs regler för arkiveringsperiod, säkerhetsrapportering samt rapportering av resultat.

Omedelbart efter överföringens godkännande ska prövningens status uppdateras. Det är ett obligatoriskt moment. I checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS Pdf, 196 kB. finns information om detta.

Så här gör du

  1. Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsorsidan och kryssa i aktuellt land, ange därefter:
    • Start Trial: fyll i datum när rekryteringen startade, t ex första initieringsmötet i det gällande landet.
    • Start Recruitment: fyll i datum för första inkluderade försökspersonen i det gällande landet.

Träningsmaterial från European Medicines Agency (EMA)

Gå till Manage a clinical trial through CTIS (Module 05) under Sponsor workspace på EMAs webbplats för Clinical Trials Information System (CTIS): online modular training programme.

Video: How to manage a CT in the CTIS (Sponsors) – Trial and recruitment periods notifications (YouTube) Länk till annan webbplats.

Enligt EU-förordningen CTR 536/2014 måste de tomma "dummy-dokumenten" som laddats upp i Part I respektive Part II under överföringen av prövningen ersättas med kompletta dokument. Detta ska ske i samband med nästa väsentliga ändring.

Träningsmaterial från European Medicines Agency (EMA)

Gå till Create, submit and withdraw a clinical trial (Module 10) under Sponsor workspace på EMAs webbplats för Clinical Trials Information System (CTIS): online modular training programme.

Video: How to submit a substantial modification in the CTIS sponsor workspace (YouTube) Länk till annan webbplats.

Mallar för obligatoriska dokument

Mallar för de obligatoriska dokumenten finns på Läkemedelsverkets och Kliniska Studier Sveriges webbplatser.

De obligatoriska dokument som ska kompletteras finns angivna i checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS Pdf, 196 kB..

Saknar du en dokumentmall?
Kontakta oss på Forum Söder på studiesupport.sus@skane.se.

Tips!
Börja samla in dokument som CV, prövarens lämplighet och prövningsställets lämplighet från prövningsställena i god tid och fyll i övriga dokument som ska ersätta dummy-dokumenten. Myndigheterna rekommenderar att ansökan görs senast i september 2024.

Gör så här

  1. Starta en ansökan om väsentlig ändring på sidan Clinical Trial uppe i vänstra hörnet.
  2. Stå på undersidan Summary och klicka på +CREATE i det övre högra hörnet.
  3. Välj vilken typ av ändring det är:
    • i) Single trial substantial modification: för att uppdatera information för endast en prövning
    • ii) Multi trial substantial modification: för att uppdatera information för flera prövningar som har samma prövningsläkemedel (IMP) och samma sponsor.

I CTIS olika sektioner

Form

  • I följebrev och ändringsdokument ska ändringen/tillägget detaljerat beskrivas, använd mallar från Forum Söder.

Part I och Part II

  • Ladda upp relevanta dokument. Om prövningen är multinationell, kontrollera vad som gäller för övriga länder i Annex II och III i EUs Question & answers-dokument Länk till annan webbplats.
  • I Part II ska alla dokument som laddas upp för Sverige vara på svenska
  • Suitability of the investigator, som består av
    • i) CV som ska innehålla information om GCP-utbildning och/eller erfarenhet av kliniska prövningar
    • ii) Declaration of interest – deklaration av intressekonflikter.
  • Suitability of the facilities – prövningsställets lämplighet. Detta dokument ska för Prövningsställen i Region Skåne undertecknas av behörig person till exempel verksamhetschef.
  • Beakta krav på personuppgiftsminimering till exempel namn, signaturer, och kontaktuppgifter i dokument. Mer information finns i Instruktion för hantering av personuppgifter i CTIS.

Besked om godkänd ändring - tillstånd

När ändringsansökan har granskats och godkänts regulatoriskt av Läkemedelsverket och/eller Etikprövningsmyndigheten meddelas detta under Notices & alerts i CTIS. De beslut som ges är tillstånd, tillstånd med villkor eller avslag.

Under granskningsperioden kan sponsorn få frågor, RFI (Request For Information), som ska besvaras inom 12 dagar. Detta beskrivs närmare under rubriken Hantera och svara på RFI.

Om prövningen är multinationell visas på översikten på sidan Evaluation vilka länder som har godkänt ändringsansökan.

OBS! Notera att det inte kommer aviseringar via mejl, utan all kommunikation sker via CTIS.

Uppdatering av prövningens status ska göras när det är aktuellt. Mer infomation finns i tabell 4 i checklistan Livscykel för en klinisk prövning i CTIS. Pdf, 196 kB.

Årlig Säkerhetsrapport (Annual Safety Report, ASR)

Årlig säkerhetsrapport ska skickas in årligen, med start då det initiala godkännandet erhölls för prövningen. Den som ska ladda upp och skicka in årliga säkerhetsrapporter ska tilldelas rollen ASR Submitter. Som administratör för en prövning kan man tilldela sig själv denna roll genom att klicka på Assign new role under fliken User administration. Det går också bra att kontakta oss på Forum Söder på studiesupport.sus@skane.se för att få hjälp.

Gör så här

  1. Klicka på knappen +New ASR i Sponsors workspace, i underfliken Annual safety reporting för att öppna the Annual Safety Reporting form
  2. Fyll i informationen för de fyra stegen:
    • Sponsor information
    • Clinical trial details
    • ASR reporting period details
    • Ladda upp det Årliga säkerhetsrapportdokumentet som en pdf-fil under Supporting documents.

Notera att Årlig Säkerhetsrapport (ASR) endast bör innehålla helt anonym information. StudieID/ kod är pseudonymiserad information så den bör därför uteslutas i ASR. Mer information finns i Instruktion för hantering av personuppgifter i CTIS.

ASR-formuläret i CTIS måste fyllas i och skickas på samma gång. Därför måste man ha förberett och sparat rapporten som pdf. Man måste även ha tillgång till:

  • Relevant information om prövningsprodukten till exempel produktresumén
  • Information om händelser son inträffat
  • SAR-linelisting
  • Rapporteringsperiod

Mall för Årlig säkerhetsrapport
Rapporten Årlig säkerhetsrapport ska följa ICH:s riktlinjer för Development Safety Update Report (DSUR). För Icke-kommersiella sponsorer och där innehavaren av marknadsförings­tillståndet för prövningsläkemedlet finns i något av EU/EES-länderna och där SmPCn används som referens säkerhetsinformation (RSI) kan en förenklad mall för ASR användas.

Simplified template of Annual Safety Report Länk till annan webbplats.

Träningsmaterial från European Medicines Agency (EMA)
Gå till How to create and submit an annual safety report and respond to related requests for information (Module 18) under Sponsor workspace på EMAs webbplats för Clinical Trials Information System (CTIS): online modular training program.

Video: How to create, cancel or clear, and submit an annual safety report (YouTube) Länk till annan webbplats.

Det är obligatoriskt att uppdatera prövningens status när rekryteringsperioden avslutas. Det finns mer information om detta i avsnitt två av EMAs träningsmaterial.

  1. Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsors workspace och kryssa i aktuellt land
  2. Ange End recruitment, fyll i datum när rekryteringsperioden avslutades i det gällande landet.

Misstänkt oförutsedd allvarlig händelse (suspected unexpected serious adverse reaction, SUSAR) skickas inte in via CTIS utan ska anmälas via EudraVigilance-databasen (EV CTM). Det kräver en särskild åtkomst. För icke-kommersiella sponsorer kan Läkemedelsverket ta emot SUSAR-rapporter och rapportera dem vidare till EudraVigilance-databasen. Detta måste i så fall ha beskrivits i följebrevet till Läkemedelsverket vid ansökan.

Information om säkerhetsrapportering enligt förordning 536/2014, Läkemedelsverkets webbplats Länk till annan webbplats.

Uppdatering av prövningen ska göras löpande i det fall något av nedan inträffar:

  • Serious breach (allvarlig avvikelse): en signifikant avvikelse från det godkända protokollet eller från Prövningsregelverk som sannolikt påverkar försökspersonernas säkerhet, rättigheter och/eller tillförlitlighet och robusthet av data.
  • Urgent safety measure (brådskande säkerhetsåtgärd): om en oförutsedd händelse sannolikt kommer att påverka nytta/riskförhållandet allvarligt ska sponsorn och prövaren vidta lämpliga brådskande säkerhetsåtgärder för att skydda försökspersonerna.
  • Unexpected event (oväntad händelse)

Guideline on reporting serious breaches, EUs webbplats Länk till annan webbplats.

Träningsmaterial från European Medicines Agency (EMA)
Gå till Create, submit and withdraw a clinical trial (Module 10) under Sponsor workspace på EMAs webbplats för Clinical Trials Information System (CTIS): online modular training programme.

Video: How to manage a CT in the CTIS (Sponsors) – Other notifications (YouTube) Länk till annan webbplats.

Icke-väsentliga ändringar (non-substantial modifications, NSM) kräver ingen ansökan till myndigheterna. Dock ska informationen i CTIS uppdateras med ändringar som inte är väsentliga, men som är relevanta för myndigheternas tillsyn av prövningen. Ett exempel på sådan ändring är kontaktuppgifter till sponsor.

Det är obligatoriskt att uppdatering prövningens status när prövningen avslutas. Mer information finns i checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS Pdf, 196 kB. och i EMAs träningsmaterial.

  1. Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsorsidan och kryssa i aktuellt land, ange därefter:
  • End of trial, fyll i datum för sista besöket för den sista försökspersonen i det gällande landet, eller en senare tidpunkt enligt definitionen i protokollet.

Inom ett år efter prövningens avslut ska en sammanfattning av resultat, Summary of Results, publiceras. Det sker genom uppladdning av sammanfattningen i CTIS.

  1. I Sponsors workspace, i underfliken Trial Results laddas följande rapporter upp:

Träningsmaterial från European Medicines Agency (EMA)

Gå till Clinical Study Reports submission (Module 13) under Sponsor workspace på EMAs webbplats för Clinical Trials Information System (CTIS): online modular training programme.

Under handläggning av en prövningsansökan, väsentlig ändring eller en årlig säkerhetsrapport kan frågor inkomma från Läkemedelsverket. Dessa kan ses i Sponsors workspace i fliken Notices & Alerts.

  • Klicka på fliken RFI i Sponsors workspace, eller gå in via Notices & Alerts. RFI:n ses under avsnittet Evaluation. Överst på RFI-sidan finns en summerande del. Nedanför följer de enskilda synpunkterna som ska besvaras var för sig i respektive avsnitt.
  • Genom att klicka på hänglåslåsknappen för ett visst avsnitt visas de synpunkter som myndigheterna har bifogat till RFI:n. Efter att ändringar är gjorda som svar till RFI:n, ska ett dokument som beskriver ändringarna (Changes to the application) laddas upp i den summerande delen via Add document under avsnittet Evaluation.
  • Knappen Svara/Submit response aktiveras först när ändringarna har blivit sparade.
  • Om det finns frågor/RFI:s från olika länder svaras dessa på i separata versioner av Svara/Submit respons för varje land.

Notera att alla RFI måste besvaras och inom angiven tidsram. De kan bara besvaras en gång. Det kommer inga aviseringar eller påminnelser via mejl, utan all kommunikation till och från myndigheten sker via CTIS.

Besvara RFI - specifik synpunkt

  1. Klicka på hänglåslåsknappen och skriv in svarstext i fältet Response.
  2. Klicka på Save response för att spara svaret.
  3. under Add document går det att vid behov lägga till dokument som beskriver svaret mer detaljerat. Notera att detta är inte en uppdatering av prövningsdokumentationen.
  4. Kom ihåg att låsa upp varje sektion när frågan/RFI:n är besvarad.

Besvara RFI – uppdatering av prövningsdokument

Om RFI:n kräver uppdatering av enskilda prövningsdokument, måste man (i tillägg till att svara på RFI:n enligt ovan) även ladda upp nya versioner av dokumenten i Part I och/eller Part II.

  1. Klicka på hänglåslåsknappen för den summerande delen
  2. Klicka på Change application för att öppna ansökningsformulär och prövningsdokumentation för aktuell del av ansökan
  3. Om ett befintligt dokument behöver ändras görs det via funktionen update vid sidan av ikonen för dokumentet. En ny version av dokumentet laddas upp. Dokumentet behåller samma titel som tidigare, nytt versionsnummer och datum anges vid uppladdningen.
  4. Om ett nytt dokument behöver läggas till görs det via Add document. Ett tidigare felaktigt dokument kan tas bort via funktionen borttagning vid sidan av ikonen för dokumentet.
    • Notera att vanligen ska både en version med tracked changes och en ren version av det nya dokumentet laddas upp.
  5. Kom ihåg att låsa upp varje sektion när frågan/RFI:n är besvarad.

Träningsmaterial från European Medicines Agency (EMA)

Gå till Respond to requests for information received during evaluation of a clinical trial application (Module 11) under Sponsor workspace på EMAs webbplats för Clinical Trials Information System (CTIS): online modular training programme.

Video: How to access and view an RFI in CTIS (YouTube) Länk till annan webbplats.

Video: How to change a Clinical Trial Application as part of an RFI response (YouTube) Länk till annan webbplats.

Video: How to respond to RFI considerations and submit an RFI response (YouTube) Länk till annan webbplats.

Senast publicerad: