Överföring av pågående läkemedelsprövning till CTIS

Specifikt om multinationella prövningar

Part I

Om prövningen är multinationell kommer dokumentationen i Part I vara densamma för alla länder med undantag av synopsis, som ska vara översatt till alla deltagande länders språk.

Part II

I Part II ska alla dokument som laddas upp för Sverige vara på svenska. Kontrollera vad som gäller för övriga länder i Annex II och III i EUs Questions & Answers-dokument.

Questions & Answers-dokument, EUs webbplats Länk till annan webbplats.

Olika nationella versioner

Om prövningen har mer än en giltig version av till exempel prövningsprotokoll eller produktresumé/IB, det vill säga att det nationellt finns olika versioner, måste först versionerna harmoniseras och sammanföras till en version. De slutgiltiga versionerna ska godkännas enligt varje lands krav, innan man kan göra en överföring av prövningen till CTIS. Clinical Trial Facilitation Group har tagit fram en guide för detta.

Guide för multinationella kliniska prövningar med olika protokollversioner godkända i olika medlemsstater, Heads of Medicines Agencies webbplats Länk till annan webbplats.

Notera: En prövning som har en pågående ändringsansökan under behandling kan inte överföras till CTIS förrän ändringsansökan är färdigbehandlad.

Besked om godkänd överföring

När överföringen har granskats och godkänts av Läkemedelsverket meddelas detta under Notices & Alerts i CTIS. Notera att det inte kommer aviseringar via mejl, utan all kommunikation sker via CTIS.Det sker ingen utvärdering av den överförda prövningen i detta skede, då alla dokument redan är godkända inom varje land.

När tillstånd för överföringen erhållits, regleras prövningen enligt EUs kliniska prövningsförordning CTR. Det innebär att man till exempel ska följa CTRs regler för arkiveringsperiod, säkerhetsrapportering samt rapportering av resultat.

Uppdatera status efter godkänd överföring (notification)

Omedelbart efter överföringens godkännande ska prövningens status uppdateras. Det är ett obligatoriskt moment. I checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS finns information om detta.

Checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS Pdf, 196 kB.

Så här gör du

1. Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsorsidan och kryssa i aktuellt land, ange därefter:
   • Start Trial: fyll i datum när rekryteringen startade, t ex första initieringsmötet i det gällande landet.
   • Start Recruitment: fyll i datum för första inkluderade försökspersonen i det gällande landet.

Mallar för obligatoriska dokument

Mallar för de obligatoriska dokumenten finns på Läkemedelsverkets och Kliniska Studier Sveriges webbplatser.

• Ansökningshandlingar, Läkemedelsverkets webbplats Länk till annan webbplats.
• Kliniska Studier Sveriges mallar

Saknar du en dokumentmall? Kontakta oss på Forum Söder på studiesupport.sus@skane.se.

De obligatoriska dokument som ska kompletteras finns angivna i checklistan Livscykel för Klinisk prövning i CTIS.

Livscykel för klinisk prövning i CTIS - checklista Pdf, 196 kB.

Börja samla in dokument som CV, prövarens lämplighet och prövningsställets lämplighet från prövningsställena i god tid och fyll i övriga dokument som ska ersätta dummy-dokumenten. Myndigheterna rekommenderar att ansökan görs senast i september 2024.

Gör så här

1. Starta en ansökan om väsentlig ändring på sidan Clinical Trial uppe i vänstra hörnet.
2. Stå på undersidan Summary och klicka på +CREATE i det övre högra hörnet.
3. Välj vilken typ av ändring det är:
   • i) Single trial substantial modification: för att uppdatera information för endast en prövning
   • ii) Multi trial substantial modification: för att uppdatera information för flera prövningar som har samma prövningsläkemedel (IMP) och samma sponsor.

I CTIS olika sektioner

Form

• I följebrev och ändringsdokument ska ändringen/tillägget detaljerat beskrivas, använd mallar från Forum Söder.

Part I och Part II

• Ladda upp relevanta dokument. Om prövningen är multinationell, kontrollera vad som gäller för övriga länder i Annex II och III i EUs Questions & answers-dokument.

Question & answers-dokument, EUs webbplats Länk till annan webbplats.

• I Part II ska alla dokument som laddas upp för Sverige vara på svenska
• Suitability of the investigator, som består av
  • i) CV som ska innehålla information om GCP-utbildning och/eller erfarenhet av kliniska prövningar
  • ii) Declaration of interest – deklaration av intressekonflikter.
• Suitability of the facilities – prövningsställets lämplighet. Detta dokument ska för Prövningsställen i Region Skåne undertecknas av behörig person till exempel verksamhetschef.
• Beakta krav på personuppgiftsminimering till exempel namn, signaturer, och kontaktuppgifter i dokument. Mer information finns i Instruktion för hantering av personuppgifter i CTIS.

Besked om godkänd ändring - tillstånd

När ändringsansökan har granskats och godkänts regulatoriskt av Läkemedelsverket och/eller Etikprövningsmyndigheten meddelas detta under Notices & alerts i CTIS. De beslut som ges är tillstånd, tillstånd med villkor eller avslag.

Under granskningsperioden kan sponsorn få frågor, RFI (Request For Information), som ska besvaras inom 12 dagar. Detta beskrivs närmare under rubriken Hantera och svara på RFI.

Om prövningen är multinationell visas på översikten på sidan Evaluation vilka länder som har godkänt ändringsansökan.

Notera att det inte kommer aviseringar via mejl, utan all kommunikation sker via CTIS.

Uppdateringar under prövningens gång

Uppdatering av prövningens status ska göras när det är aktuellt. Mer infomation finns i checklistan Livscykel för en klinisk prövning i CTIS.

Livscykel för en klinisk prövning i CTIS - checklista Pdf, 196 kB.

Årlig Säkerhetsrapport (Annual Safety Report, ASR)

Årlig säkerhetsrapport ska skickas in årligen, med start då det initiala godkännandet erhölls för prövningen. Den som ska ladda upp och skicka in årliga säkerhetsrapporter ska tilldelas rollen ASR Submitter. Som administratör för en prövning kan man tilldela sig själv denna roll genom att klicka på Assign new role under fliken User administration. Det går också bra att kontakta oss på Forum Söder på studiesupport.sus@skane.se för att få hjälp.

Gör så här

1. Klicka på knappen +New ASR i Sponsors workspace, i underfliken Annual safety reporting för att öppna the Annual Safety Reporting form
2. Fyll i informationen för de fyra stegen:
   • Sponsor information
   • Clinical trial details
   • ASR reporting period details
   • Ladda upp det Årliga säkerhetsrapportdokumentet som en pdf-fil under Supporting documents.

Notera att Årlig Säkerhetsrapport (ASR) endast bör innehålla helt anonym information. StudieID/ kod är pseudonymiserad information så den bör därför uteslutas i ASR. Mer information finns i Instruktion för hantering av personuppgifter i CTIS.

ASR-formuläret i CTIS måste fyllas i och skickas på samma gång. Därför måste man ha förberett och sparat rapporten som pdf. Man måste även ha tillgång till:

• Relevant information om prövningsprodukten till exempel produktresumén
• Information om händelser son inträffat
• SAR-linelisting
• Rapporteringsperiod

Årlig säkerhetsrapportmall

Rapporten Årlig säkrhetsrapport ska följa ICH:s riktlinjer för Development Safety Update Report (DSUR). För Icke-kommersiella sponsorer och där innehavaren av marknadsförings­tillståndet för prövningsläkemedlet finns i något av EU/EES-länderna och där SmPCn används som referens säkerhetsinformation (RSI) kan en förenklad mall för ASR användas.

Simplified template of Annual Safety Report (mall) Länk till annan webbplats.

Rekryteringsavslut

Det är obligatoriskt att uppdatera prövningens status när rekryteringsperioden avslutas. Det finns mer information om detta i EMAs träningsmaterial.

1. Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsors workspace och kryssa i aktuellt land
2. Ange End recruitment, fyll i datum när rekryteringsperioden avslutades i det gällande landet.

SUSARs (om aktuellt)

Misstänkt oförutsedd allvarlig händelse (suspected unexpected serious adverse reaction, SUSAR) skickas inte in via CTIS utan ska anmälas via EudraVigilance-databasen (EV CTM). För detta krävs en speciell access. För icke-kommersiella sponsorer kan Läkemedelsverket ta emot SUSAR-rapporter och rapportera dem vidare till EudraVigilance-databasen. Detta måste i så fall ha beskrivits i följebrevet till Läkemedelsverket vid ansökan.

Information om säkerhetsrapportering enligt förordning 536/2014, Läkemedelsverkets webbplats Länk till annan webbplats.

Övriga Notifieringar (om aktuellt)

Uppdatering av prövningen ska göras löpande i det fall något av nedan inträffar.

• Serious breach (allvarlig avvikelse): en signifikant avvikelse från det godkända protokollet eller från Prövningsregelverk som sannolikt påverkar försökspersonernas säkerhet, rättigheter och/eller tillförlitlighet och robusthet av data.
• Urgent safety measure (brådskande säkerhetsåtgärd): om en oförutsedd händelse sannolikt kommer att påverka nytta/riskförhållandet allvarligt ska sponsorn och prövaren vidta lämpliga brådskande säkerhetsåtgärder för att skydda försökspersonerna.
• Unexpected event (oväntad händelse)

Guideline on reporting serious breaches, EUs webbplats Länk till annan webbplats.

Icke-väsentliga ändringar (om aktuellt)

Icke-väsentliga ändringar (non-substantial modifications, NSM) kräver ingen ansökan till myndigheterna. Dock ska informationen i CTIS uppdateras med ändringar som inte är väsentliga men som är relevanta för myndigheternas tillsyn av prövningen. Ett exempel på sådan ändring är kontaktuppgifter till sponsor.

Efter prövningens avslut

Det är obligatoriskt att uppdatering prövningens status när prövningen avslutas. Mer information finns i checklistan Livscykel för klinisk prövning i CTIS Pdf, 196 kB. och i EMAs träningsmaterial.

1. Klicka på fliken Notifications längst upp på Sponsorsidan och kryssa i aktuellt land, ange därefter:

• End of trial, fyll i datum för sista besöket för den sista försökspersonen i det gällande landet, eller en senare tidpunkt enligt definitionen i protokollet.

Inom ett år efter prövningens avslut ska en sammanfattning av resultat, Summary of Results, publiceras. Det sker genom uppladdning av sammanfattningen i CTIS.

1. I Sponsors workspace, i underfliken Trial Results laddas följande rapporter upp:

• Summary of Results; innehållet specificeras i Annex IV i CTR, rapporten ska skrivas på engelska.

Annex IV i CTR Länk till annan webbplats.

• Summary for Layperson; innehållet i Summary for Layperson beskrivs i Annex V i CTR. Denna rapport ska skrivas på det nationella beslutet.

Annex V i CTR Länk till annan webbplats.

Hantera och svara på RFI (request for information)

Under handläggning av en prövningsansökan, väsentlig ändring eller en årlig säkerhetsrapport kan frågor inkomma från Läkemedelsverket. Dessa kan ses i Sponsors workspace i fliken Notices & Alerts.

• Klicka på fliken RFI i Sponsors workspace, eller gå in via Notices & Alerts. RFI:n ses under avsnittet Evaluation. Överst på RFI-sidan finns en summerande del. Nedanför följer de enskilda synpunkterna som ska besvaras var för sig i respektive avsnitt.
• Genom att klicka på hänglåslåsknappen för ett visst avsnitt visas de synpunkter som myndigheterna har bifogat till RFI:n. Efter att ändringar är gjorda som svar till RFI:n, ska ett dokument som beskriver ändringarna (Changes to the application) laddas upp i den summerande delen via Add document under avsnittet Evaluation.
• Knappen Svara/Submit response aktiveras först när ändringarna har blivit sparade.
• Om det finns frågor/RFI:s från olika länder svaras dessa på i separata versioner av Svara/Submit respons för varje land.

Notera att alla RFI måste besvaras och inom angiven tidsram. De kan bara besvaras en gång. Det kommer inga aviseringar eller påminnelser via mejl, utan all kommunikation till och från myndigheten sker via CTIS.

Besvara RFI - specifik synpunkt

1. Klicka på hänglåslåsknappen och skriv in svarstext i fältet Response.
2. Klicka på Save response för att spara svaret.
3. under Add document går det att vid behov lägga till dokument som beskriver svaret mer detaljerat. Notera att detta är inte en uppdatering av prövningsdokumentationen.
4. Kom ihåg att låsa upp varje sektion när frågan/RFI:n är besvarad.

Besvara RFI – uppdatering av prövningsdokument

Om RFI:n kräver uppdatering av enskilda prövningsdokument, måste man (i tillägg till att svara på RFI:n enligt ovan) även ladda upp nya versioner av dokumenten i Part I och/eller Part II.

1. Klicka på hänglåslåsknappen för den summerande delen
2. Klicka på Change application för att öppna ansökningsformulär och prövningsdokumentation för aktuell del av ansökan
3. Om ett befintligt dokument behöver ändras görs det via funktionen update vid sidan av ikonen för dokumentet. En ny version av dokumentet laddas upp. Dokumentet behåller samma titel som tidigare, nytt versionsnummer och datum anges vid uppladdningen.
4. Om ett nytt dokument behöver läggas till görs det via Add document. Ett tidigare felaktigt dokument kan tas bort via funktionen borttagning vid sidan av ikonen för dokumentet.
   • Notera att vanligen ska både en version med tracked changes och en ren version av det nya dokumentet laddas upp.
5. Kom ihåg att låsa upp varje sektion när frågan/RFI:n är besvarad.